Perencenaan

a.    Pengertian Perencanaan

Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ami guitar dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

b.   Tujuan Perencanaan

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan yaitu sebagai berikut :

1.    Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.    Untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, dia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

c.    Untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan. untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian.

c.    Proses Perencanaan

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :

1.    Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

2.    Merumuskan keadaan saat ini

3.    Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

4.    Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

d.   Alasan Perlunya Perencanaan

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :

1.    Untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

2.    Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

e.    Manfaat Perencanaan

Beberapa manfaat perencanaan adalah :

1.    Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

2.    Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

3.    Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

4.    Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

5.    Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

6.    Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipaham

7.    Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

8.    Menghemat waktu, usaha, dan dana

f.     Kelemahan Perencanaan

Beberapa kelemahan perencanaan adalah :

1.    Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata

2.    Perencanaan cenderung menunda kegiatan

3.    Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

4.    Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi

5.    Ada beberapa rencana yang diikuti caracara yang tidak konsisten

g.    Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Lain

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan saling tergantung dan berinteraksi.

Pengoranisasian (organizing) adalah perencanaan untuk menunjukkan car dan perkiraan bagaimana mengoranisasikan sumber daya-sumber daya orgnisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

Pengarahan (directing) adalah perencanaan untuk menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.

Pengawasan (controlling) adalah perencanaan dan pengawasan yang saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

h.   Elemen Perencanaan

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

a.    Sasaran

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

b.    Rencana

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

i.      Tipe -Tipe Perencanaan

Secara umum perencanaan terbagi atas dua tipe utama, yaitu :

1. Perencanaan Strategis (Strategic Planning) adalah perencanaan jangka panjang (long term plan) yang dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas.

2. Perencanaan Operasional (Operational Planning) adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. Ia merupakan terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang.

j.     Perencanaan Strategis Versus Perencanaan Operasional

Berikut ini adalah perbandingan antara perencanaan strategis dengan perencanaan operasional yang ditinjau dari sembilan aspek :

No.	Aspek	Perencanaan Operasional	Perencanaan Strategis
1.	Isu bahasan	Masalah-masalah pengoperasian	Keberlangsungan serta pengembangan organisasi jangka panjang
2.	Sasaran	Keuntungan saat ini	Keuntungan di waktu yang akan datang
3.	Batasan	Lingkungan sumber daya saat ini	Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang
4.	Hasil yang diperoleh	Efisiensi dan stabilitas	Pengembangan potensi mendatang
5.	Informasi	Dunia bisnis saat ini	Kesempatan dan peluang di waktu yang akan datang
6.	Organisasi	Birokrasi/Stabil	Kewiraswastaan/Fleksibel
7.	Kepemimpinan	Cenderung Konservatif	Menginspirasikan perubahan secara radikal
8.	Pemecahan Masalah	Berdasarkan pengalaman masa lalu	Antisipatif, menemukan pendekatan-pendekatan baru
9.	Tingkat Resiko	Resiko rendah	Resiko tinggi

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2010. Dasar-Dasar Perencanaan. http://fecon.uii.ac.id/ images/ Hand _Out Manajemen/Sejarah_Pemikiran_Mnj/sppm-07-dasar dasar %20 perencanaan.pdf. Diakses tanggal 19 Februari 2013.

Novia, dkk. 2011. Perencanaan Dalam Manajemen. http://mbegedut. blogspot. com2011/09/contoh-makalah-perencanaan-dalam.html. Fakultas Ekonomi; Universitas Negeri Malang. Diakses tanggal 19 Februari 2013.

Nursyamsi, Julius. 2010. Proses Perencanaan. http://staff.uny.ac.id /sites/default/ files/pendidikan/Mimin%20Nur%20Aisyah,%20M.Sc.,%20Ak./Bab%205%20Proses%20Perencanaan.pdf. Diakses tanggal 19 Februari 2013.